Metodologias em Compras e sua aplicação

Metodologias aplicadas nas áreas de Suprimentos/Compras

No decorrer do tempo os processos de compras vêm sendo aperfeiçoados. Não só com a automatização e busca por digitalização, mas utilizando ferramentas e métodos que apoiam nas análises e tomadas de decisão, isso também ocorre nas metodologias em Compras.

Este artigo será lançado em duas partes. Aqui falaremos sobre as metodologias tradicionais de administração que podem e são utilizadas no dia a dia do Setor. Na segunda parte traremos metodologias desenvolvidas para a Área de Suprimentos e algumas metodologias ágeis que estão sendo inseridas no contexto de Compras para ajudar de diversas formas.

O princípio de Pareto ou regra 80/20

Conceito: Trata-se de um método desenvolvido no início do século passado, demonstrando que 80% dos resultados dependem de 20% das causas ou esforços.

Aplicação: Este método é utilizado para diversas áreas, porém quando pensamos em Compras ele pode ser utilizado no dia a dia para direcionar os esforços da equipe ou mesmo definir uma estratégia de sourcing. Normalmente aplicamos o Pareto em Compras levando em consideração duas perspectivas:

• Pedidos de Compras: Para elaborar e realizar um plano de automatização das compras com muito volume de pedidos, porém com pouca representatividade financeira com foco em redução da carga operacional.
• Spend: Avaliamos os gastos da área de Compras com o Pareto para definir as estratégias de gestão de categorias e para definição do escopo de um processo de sourcing.

Os princípios de Pareto são a base para uma outra métrica importante que é a Curva ABC. Essa métrica é muito aplicada para a gestão de estoques na cadeia de supply chain, mas também para classificar seus fornecedores em blocos de relevância.

Análise SWOT

Conceito: Ferramenta que visa análise de cenários e estratégias de uma empresa, área ou projeto. Esta metodologia avalia 4 aspectos:

• Forças e Fraquezas avaliando o ambiente interno;
• Oportunidades e Ameaças para o ambiente externo.

Aplicação: Esta é mais uma metodologia utilizada em diversas áreas no apoio ao planejamento. Assim como em Compras que é uma ferramenta importante na modelagem da gestão de categorias, onde podemos avaliar a forma de condução, estratégias e relacionamento com os fornecedores para categoria.

Por exemplo, se temos uma categoria de Tecnologia, avaliaremos como aquele serviço está sendo contratado, quais os riscos e oportunidades de inovação ou mudança de escopo que pode proporcionar ganhos financeiros e de qualidade para a empresa.

Normalmente a análise Swot e o cruzamento dos aspectos geram um plano de médio e longo prazo, abrindo algumas outras matrizes como a de riscos.

Matriz de Stakeholders

Conceito: Esta matriz tem como objetivo central o mapeamento e engajamento dos stakeholders, que podem ser na visão da Empresa, Área ou Projeto. Quando avaliamos os stakeholders existem alguns aspectos para definir a posição deles na matriz. Os mais usuais são a influência e o interesse. Sobretudo o posicionamento em quadrantes proporcionará a definição do modelo de engajamento, relacionamento e comunicação de forma diferenciada.

Aplicação: Esta metodologia, que é muito utilizada em gestão de projetos, é aplicada em processos internos das empresas com destaque para o tema ESG. Assim, em Compras utilizamos a matriz para a visão estratégica, considerando que os projetos de sourcing necessitam o envolvimento de alguns stakeholders chave como a área solicitante, áreas de Almoxarifado e Logística, dentre outras. Com isso, a matriz de stakeholders permite não só um direcionamento na comunicação, mas a preparação de atividades importantes que envolvem outras áreas como a assinatura de contrato ou homologação de um produto.

OKR – Objetivos e resultados chave

Conceito: Tem como propósito estruturar ações organizacionais, visando realizar os objetivos de forma ágil e eficiente. Este método foca nos objetivos e resultados chave realizados em ciclos, desde a definição do OKR, passando pela execução e por fim o acompanhamento dos resultados.

Aplicação: Este método é uma ferramenta organizacional e apoia na definição de objetivos e metas. Por exemplo em Compras, que está ligado aos principais objetivos da área que pode ser Saving, automatização, atendimento e outros.

Falaremos mais sobre isso…

Por fim, no próximo artigo trarei exemplos de metodologias desenvolvidas para facilitar ou melhorar os resultados de Compras para aplicar nos processos da área.

Artigo escrito por: Guilherme Viveiros, Gerente de Projetos na Level Group BR

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