
Procurement – Como obter melhores resultados
15 de abril de 2020A área de compras nos negócios já foi vista apenas como apoio de atividades finais do processo de negociação. Hoje já se entende a relevância estratégica e tudo o que envolve a atividade de procurement.
O setor de compras está ligado diretamente ao equilíbrio despesa x receita de uma organização, pois há uma estimativa de que, em média, 50% dos custos de uma empresa são gerados no departamento de procurement; às vezes até mais. Logo, trabalhar aquisições e logística com estratégia, reduz custo e reflete na receita. O impacto disso é imediato na competitividade e ganhos no mercado.
A busca dos gestores por melhorar os processos de modo contínuo, tem contribuído para que projetos mais ousados da cadeia produtiva atinjam metas, inclusive financeiras. Com o uso da tecnologia em procurement a estratégia de “gerar valor” tem funcionado e promovido resultados.
Compra & Procurement
Os termos são correlatos. Compras é o nome mais antigo e está relacionado ao apoio do negócio. Com o aperfeiçoamento dos processos chegou-se a conclusão que existia uma outra função ali, com foco na estratégia do negócio; assim surgiu a área de procurement.
Compras está mais ligada ao processo direto de gestão de contratos da aquisição dos bens e serviços.
Procurement incorporou o caráter estratégico, dentro de compras, e participa do planejamento estratégico prevendo etapas do departamento de compras. Nesse prisma, procurement atua na gestão de projetos e planejamento comercial.
É dentro do planejamento de procurement que se faz por exemplo a gestão de estoque. Para isso é fundamental a participação em todo o processo produtivo, de toda cadeia de suprimentos. Logística, distribuição e relacionamento tanto com fornecedores quanto com clientes também está no escopo do procurement.
A integração do setor de procurement estabelece uma estratégia de compra mais eficiente do ponto de vista da gestão. Usando táticas e técnicas de venda, pesquisa e inteligência para estruturar melhor os processos, será possível traçar um modelo de gestão que irá converter em resultado financeiro.
Uma das maneiras de integrar a cadeia de suprimentos e monitorar as ações para aumentar produtividade e lucro é segmentar o foco da gestão.
Planejamento Estratégico do Negócio
Quando se analisa a cadeia de suprimentos é possível obter dados que irão pautar de maneira inteligente as decisões e direcionar melhor as ações. Para o planejamento estratégico do negócio dentro do setor de compras, o gestor de procurement olha primeiramente para três pilares:
- Análise de risco;
- Inovação de processos;
- Execução de projetos (aquisição de materiais ou serviços).
Observar o ambiente externo, sem fronteira, é de extrema relevância tática. Afinal, o que acontece fora impacta. E, em alguns casos pode haver inclusive a internalização de ideias e inovações que aumentam a competitividade do negócio.
O procurement se envolve ainda nas questões de sourcing da empresa por fazer parte do processo de aquisição e complexidade das operações, em alguns segmentos.
Como tem expertise sobre custos, despesas e receitas o setor de procurement pode ser envolvido também nas políticas de pricing sugerindo iniciativas que podem melhorar processos e otimizar recursos.
Ainda sobre procurement e sourcing é importante entender que:
- O nível de dependência de canais e fornecedores pode ser um grande risco;
- Controle de estoque é essencial para não comprometer a situação financeira;
- A burocracia e a complexidade da aquisição por sua vez devem ser simplificadas;
- A estratégia de segmentação por categoria de produtos e serviço é uma forma de otimizar tempo;
- Estabelecer metas de melhoria e acompanhar as tendências tecnológicas de mercado é o que vai sustentar o negócio;
- O nível de exigência de qualidade dos insumos e matéria prima é fundamental para diminuir riscos e demandas negativas.
Processo de Compras
O processo de compras está ligado ao planejamento macro de sourcing. Logo, fazer o gerenciamento dos processos de compra significa:
1 – Entender as demandas de curto, médio e longo prazo para planejar as aquisições;
2 – Conhecer as especificações técnicas dos bens e serviços para melhor entender os orçamentos, levando em conta também os canais de compra e distribuição, prazos e custos, regras de estocagem, entre outros;
3 – Negociar e analisar propostas;
4 – Adquirir efetivamente o bem ou serviço;
5 – Fazer a gestão de contratos dentro dos parâmetros definidos de relacionamento.
Para melhorar a dinâmica do processo, verifique:
- Nível de automação;
- Canais internos de requisição;
- Categorização dos bens e serviços;
- Classificação de risco e distribuição;
- Critérios de tecnologia e otimização do processo;
- Avaliar estratégias de negociação segmentando a natureza da operação;
- Usar critérios e parâmetros de relacionamento na gestão dos contratos.
Custos & Investimentos
Uma linha tênue divide esses dois. A gestão financeira corporativa divide o que é gasto e o que é investimento de maneira muito prática e objetiva. Mas é preciso cuidado para não negligenciar a importância de pequenos cortes.
Quando se fala em gestão a visão é mais ampla. Não é só planilha de controle! A área de procurement projeta muito além do cumprimento do orçamento. Ela analisa lacunas que podem gerar redução de custos e otimização de recursos.
Sendo assim, o foco maior do orçamento de gastos apresenta metas de melhoria que promove resultados. Esse balanço feito pelo procurement tende a aumentar a eficiência da organização quanto aos gastos corporativos. Envolver no processo quem gasta, quem compra e quem gera a demanda permite que o acompanhamento seja sistemático no controle e mudanças que se fizerem necessárias. Esse equilíbrio pode promover ainda sustentabilidade e compensações orçamentárias.
Gestão de Gastos
Comece respondendo algumas questões, isso irá facilitar, pode ser em um organograma ou em planilha, como melhor funcionar para você!
- Onde são gerados os maiores gastos?
- Quais são os padrões e parâmetros de consumo? O que os define?
- Há uma política de gastos quanto ao valor que cada um gera para a empresa?
- Existem metas e políticas para a redução desses gastos? São lacunas diretas ou indiretas?
- Existe visão externa de ações que podem gerar oportunidade para redução de gastos?
- Colaboradores estão envolvidos nessa política de controle dos gastos para atingir metas?
- São propagadas ações educacionais de melhores práticas para reduzir consumos desnecessários?
- Existe um monitoramento do mercado, interno e externo, na busca por alternativas que otimize custos?
Alguns pontos são internos, outros envolvem fatores externos. Ambos são de extrema relevância!
Cadeia de Suprimentos
Os principais pilares que direcionam o planejamento de aquisição das empresas são: produção, estoque, distribuição e logística. Um dos grandes desafios da cadeia de suprimentos é justamente o monitoramento de alguns desses indicadores. A eles estão relacionados melhorar:
- A otimização do consumo de recursos, matérias-primas e insumos;
- Formas de reduzir estoque e perdas significativamente;
- Diminuição de gastos com reestruturação de modelos e revisão de rotas de distribuição de maneira efetiva;
- O indicador de desempenho logístico OTIF.
Gestão da cadeia de suprimentos a partir do olhar de compras
Participar de estudos que definem as metas, bem como do planejamento anual, pode envolver o colaborador e o time de compras de modo que a gestão se torne mais eficiente.
- Saber as reais necessidades e nível quantitativo de cada item do estoque reflete diretamente nas diretrizes de compra;
- A área deve entender sobre a demanda atual e futura do cliente, para ter melhor poder de negociação e argumento quanto a estoque, por exemplo;
- Conhecer as oportunidades que integram a cadeia de valor do setor gera redução de custo e aumento de produtividade. O setor de compras deve sempre estar alinhado a isso;
- Estruturar processos é fundamental para apoiar a execução do Procurement.
Soluções Tecnológicas
Certamente você já pensou sobre a transformação digital. Sim, isso é fator determinante para toda empresa, organização, indústria. Para alcançar o sucesso, as ferramentas tecnológicas devem estar no planejamento estratégico e ser resistente a isso só tende a causar prejuízo.
Inteligência artificial faz análises de mercado que sistema tradicional nenhum alcança. O uso de aplicativos, sistema PAS ou SAAS dependendo da sua demanda, entre outros são necessários para otimizar os processos; tanto de compras quanto todas as atividades que envolve o setor de procurement.
Há mais de 20 anos já se falava em blockchain. Agora é fato! Os estudos e pesquisas foram para o campo prático da vida. Usar de toda essa tecnologia para validar os processos e ter melhor controle dos contratos traz velocidade, gera confiabilidade e garante mais assertividade nas entregas.
As soluções disruptivas devem ser encaradas como aliadas. Então, ao invés de resistir, o ideal é aprender e incorporar o mais rápido possível, para se manter à frente do mercado.